Главная - Медицинское право - Основные кадровые документы в организации

Основные кадровые документы в организации


Журнал учета движений трудовых книжек и вкладышей – типовая форма, прошивается, опломбируется, ставится печать организации.

  1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек

В Приходно-расходной книге отражаются сведения о том, сколько бланков было закуплено организацией и сколько и кому выдано. Данный журнал должен быть в наличии в любом случае, даже если трудовые книжки в организации не выдавались.

  1. Журнал регистрации трудовых договоров

Трудовой договор является основополагающим документом при приеме на работу, соответственно требуется вести учет и регистрацию трудовых договоров в специальном журнале. В случае если в организации заключаются договора гражданско-правового характера, то они регистрируются в другом журнале.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Оформляем документы с нуля Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание.

Основные кадровые документы организации: виды и особенности

Если есть на то необходимость, в штатное расписание могут вноситься дополнения в неограниченном количестве, такие дополнения в свою очередь утверждаются приказом руководителя организации. Действующий Трудовой кодекс РФ прямо не указывает на необходимость наличия этого документа в организации. Одновременно с этим обязательность этого документа упоминается в статье 15 Трудового кодекса РФ, в соответствии с которой трудовые отношения подразумевают работу по должности в соответствии со штатным расписанием.

Помимо указанного, штатное расписание содержится и в перечне документов, проверяемых сотрудниками Пенсионного Фонда РФ. Трудовой договор. Трудовой договор с работником – основополагающий документ в кадровом делопроизводстве организации (ст. 56 Трудового кодекса РФ). Он заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем.

Перечень необходимых кадровых документов

Виды кадровой документации Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер.

Кадровые документы организации. формы кадровых документов

Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать».

  • Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
  • Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
  • Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
  • Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
  • Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
  • Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы.
  • Необходимые документы для кадрового учета: группа 2 Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:
  1. Трудовая книжка.

Кадровое делопроизводство

Важноimportant
Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ. Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.

Необходимые кадровые документы с нуля для ооо

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами организации, имеющими отношение к трудовой функции работника. Данный документ является основанием для предоставления работнику его рабочего места и закрепления за ним необходимого имущества работодателя.
Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу подготавливается одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников и личных карточек, составляет 75 лет. График отпусков.

Что относится к обязательной кадровой документации?

Важно! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 2 закона № 426-ФЗ). Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие.
Процедура проводится раз в 5 лет, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ). К документам, которые формируются во время оценки, относятся:

  • приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
  • приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
  • декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
  • отчет с результатами.

Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст.

Основные документы кадровой службы в организации

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?». Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии? В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:

  • перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение;
  • отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска.
  • доход сотрудника: заработная плата, премии;
  • общую информацию о сотрудниках: их численность и должности;
  • обязательные правила, действующие внутри компании.

Важно! С 08.01.2015 командировочное удостоверение и служебное задание вышли из перечня обязательных документов (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Следует отметить, что в зависимости от специфики деятельности компании и работы конкретного сотрудника перечень обязательных документов может меняться.

Рассмотрим на примерах. Пример 1.

Кадровые документы в организации

О ее оформлении рассказывается в статье «Образец заполнения трудовой книжки в 2016 году».

  • Штатное расписание. О том, как его составить, можно узнать из статьи«Составляем штатное расписание для ООО в 2015 году (образец)».
  • Личные карточки на сотрудников по форме Т-2.
  • График отпусков. О порядке их предоставления можно узнать из статьи «Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу.
  • Трудовые соглашения с приложениями к ним.


    О порядке заключения трудового договора рассказывается в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  • Распоряжения и приказы, а также документы, служащие их обоснованием, такие как докладные записки, акты и пр.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас: