Бесплатная юредическая помощь.
- Ждем ваших обращений!
Бесплатная консультация юриста:
Бесплатный звонок по РФ
Санкт-Петербург
Москва
Практически ни одна современная организация в ходе своей деятельности не обходится без операций с подотчетными лицами. Выдача наличных на хозяйственные нужды, возврат неиспользованных командировочных средств — многие предприятия сталкиваются с этим каждый день. В статье мы расскажем о специфике работы с подотчетниками, а также на примерах рассмотрим типовые бухгалтерские проводки. Содержание
Особенности операций с подотчетными лицами Подотчетным лицом называют сотрудника организации, которые получает средства для использования в хозяйственных целях и за использования которых обязан отчитаться.
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и т.п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.
Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом, утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:- перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет;- срок, на который выдаются подотчетные суммы;- предельный размер подотчетных сумм;- срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств.Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки).
Оформление проводок по выдаче подотчетных сумм Оформление выдачи денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта сотруднику, являющему подотчетным лицом, оформляется в зависимости от того, как происходит выдача подотчетных сумм (безналичным способом или наличностью из кассы):
Проводки при утверждении отчета на командировочные расходы В зависимости от того, на какие цели были произведены расходы подотчетных сумм, бухгалтерская служба хозяйствующего субъекта формирует различные проводки.
В бухгалтерском учете отразите это следующим образом: Д71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 50 «Касса» — выданы денежные средства подотчет. Причем в разрезе 71 счета выберите того сотрудника, кому выданы наличные. 3 По истечению трех дней подотчетное лицо должен отчитаться за полученные деньги, если он уехал в командировку, то предоставить отчет должен после нее. На потраченную сумму сотрудник должен иметь подтверждающие документы (чеки, счет-фактуру), на которые впоследствии составляется авансовый отчет.
Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, квитанции об оплате Оплата услуг в возвратом излишка средств Рассмотрим пример: между ООО «Днепр» и ООО «Консультант Плюс» заключен договор на оказание консультационных услуг на сумму 7 200 руб., НДС Для оплаты услуг по договору сотрудник ООО «Днепр» Петренко В.Н. получил средства под отчет в сумме 7 500 руб. После осуществления расчетов с ООО «Консультант Плюс» Петренко предоставил авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу. Бухгалтер ООО «Днепр» отразил данные проводки таким образом: Дт Кт Описание Сумма Документ 26 60 Услуги ООО «Консультант Плюс» отражены в составе затрат (7 200 руб.
— 1 098 руб) 6 102 руб. Акт выполненных работ 19 60 Выделена сумма НДС от стоимости консультационных услуг 1 098 руб. Акт выполненных работ 68 НДС 19 Сумма НДС от стоимости консультационных услуг принята к вычету 1 098 руб.
Расчеты с подотчетными лицами» и дебетуются счета:
Сотрудник отчитался за суммы, выданные на приобретение ТМЦ В случае если сотрудник отчитался за денежные средства, выданные под отчет на цели приобретения ТМЦ, то бухгалтерия указывает данные суммы по кредиту 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету счетов 10 «Материалы» или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».
В заявлении подотчетное лицо указывает сумму к выдаче, а также цели, на которые необходимо выделение средств. По факту использования полученных ранее средств сотрудник обязан отчитаться — предоставить авансовый отчет и документы, подтверждающие сумму оплаты. Законодательно зафиксированы сроки, в которые работник должен предоставить отчет. В зависимости от ситуации, срок подачи авансового отчета составляет:
Если по факту сдачи авансового отчета было выявлено, что сотрудник израсходовал средств больше, чем ему было выдано ранее, предприятие осуществляет доплату суммы. В случае обнаружения остатка, его сумма возвращается работником через кассу.
В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50. Сумма может быть выдана любая, в российском законодательстве ограничений нет. Но нужно помнить, что передача подотчетных денег от одного лица другому запрещена.
Если в вашей компании день выплаты зарплаты – 1-е или 2-е число, выдать апрельскую зарплату придется досрочно – 28 апреля. В этот же день нужно удержать и зарплатный НДФЛ. < … Главная → Бухгалтерские консультации → Первичные документы Обновление: 19 сентября 2017 г. В практике ведения хозяйственной деятельности предприятий различных форм собственности возникает необходимость выдачи под отчет свои сотрудникам денежных средств. При этом у бухгалтеров могут возникнуть трудности оформления данных операций, в связи с чем в поисковиках можно увидеть запрос «авансовый отчет проводки». Порядок выдачи денежных средств сотрудникам под отчет Денежные суммы под отчет сотрудникам хозяйствующих субъектов выдаются на различные цели, перед этим они оформляют заявление, где отражают цель получения денежных средств.